Precis som övriga världen blir byggbranschen allt mer digitaliserad. Problemet har länge varit att Sveriges tak­entreprenörer tvingats ha flera digitala lösningar för att driva sina projekt.

– Med Entrea slipper man ha tre, fyra eller fem olika digitala verktyg. Entrea är ett komplett verksamhetssystem som täcker in hela behovet av digitalt projektstöd - från kalkyl och lämnat anbud till slutfört uppdrag och allt där emellan.

Det är naturligtvis också mer kostnadseffektivt, påpekar Fredrik, att ha ett digitalt system istället för flera.

– Att välja Entrea innebär inte bara en märkbart lägre ­totalkostnad för takentreprenören. Det blir också enklare när arbetsledaren ute på taket eller projektledaren på kontoret bara behöver lära sig hantera ett digitalt system istället för tre eller fem.

Fredrik poängterar att något motsvarande digitalt verksamhetssystem inte har funnits förrän nu.

Entrea - en produkt från CFT Systems - har utvecklats i samarbete med TIB och rad aktörer inom tak- och tätskiktsbranschen för att specifikt möta behoven hos Sveriges takentreprenörer.

– Fokus när vi skapat Entrea har legat på att effektivisera takentreprenörens arbetsflöde. Med det menar jag verktyg för att effektivare kunna planera och genomföra varje projekt - vilket underlättas när alla dokument genereras, hanteras och sparas i ett enda digitalt system och alltid finns lätt åtkomliga. Jag pratar om verktyg som i varje steg bidrar till bättre kommunikation mellan företagets medarbetare samt med kunder och leverantörer. Och jag pratar om att hela vägen ha full kontroll på kostnader och åtgång av tid, arbetsinsats och material.

Komplett dokumenthantering

  • Med Entrea behövs inga externa verktyg för dokumenthantering eftersom det finns tre kraftfulla moduler inbyggda i systemet som täcker detta behov:
  • En modul för att länka in filer i projektet - ex vis konstruktionsberäkningar, bilder och ritningar - som sedan via systemet kan delas ut till takmontörernas mobiler eller surfplattor.
  • En modul för att skapa malldokument, som enkelt kan anpassas till det enskilda projektet med hjälp av plats­hållare för namn, adress och andra uppgifter.
  • En modul för att skapa egna formulär - bland annat i form av checklistor som takmontören eller arbetsledaren kan fylla i ute på taket i sin mobiltelefon eller surfplatta - ex vis riskanalys, egenkontroll och heta arbeten.

Enkelt att skapa egna mallar

I Entrea är det lätt att göra egna mallar som enkelt kan anpassas för nya projekt.

– Först skapar man en standardmall, exempelvis för anbud. Den kan sedan användas i hur många projekt som helst. Det är bara att hämta in den aktuella kundens namn, adress och andra uppgifter från systemets inbyggda databas. Uppgifter som då automatiskt hamnar på rätt plats i dokumentet. Några snabba klick räcker alltså för att anpassa anbudsmallen eller annan valfri mall till det specifika projektet.

Tanken med mallar, påpekar Fredrik, är förstås att spara tid och arbetsinsats genom att kunna generera färdiga dokument snabbare och enklare.

– Säg att man lägger en timme på att skapa en mall. Den tiden har man igen tusenfalt eftersom mallen kan användas väldigt många gånger under flera år framåt.

Användarvänligt är bara förnamnet

När ett potentiellt nytt uppdrag kommer in i form av en förfrågan lägger projektledaren eller annan valfri medarbetare hos takentreprenören upp ett nytt projekt i Entrea. Här kan man sedan förbereda sitt anbud och räkna på olika lösningar - och samtliga kalkyl-alternativ kan sparas för framtida referens.

Systemets inbyggda databas - med datablad från de vanligaste tillverkarna av skruv, tätskikt, isolering, takbrunnar mm - gör att man snabbt kan räkna fram en realistisk kalkyl. Och det är lika enkelt att inkludera dessa data samt arbetskostnad och andra kostnader i offerten för att få en uppskattad totalsumma. Offerten kan sedan skickas till kunden som en PDF eller skrivas ut och sändas med vanlig post.

Takentreprenörer har ofta ett flertal projekt igång samtidigt. I Entrea har man alltid god överblick över aktuella förfrågningar, offerter och pågående projekt. Systemet hjälper också till genom att indikera när man exempelvis fått svar på en offert eller om någon annan information kommit in.

Så fort offerten accepterats är det bara att gå vidare till nästa fas och sätta ihop de dokument som behövs. Exempelvis tidplan och beställningar av material samt en arbetsorder till teamet av takmontörer som ska utföra jobbet.

Att skriva ut dokument för att sätta ihop en fysisk projekt­pärm eller skapa en digital projektpärm i form av en PDF är lätt med Entrea.

– Alla dokument hamnar under olika flikar. Och det är enkelt att skriva ut innehållet från de flikar man önskar och på så vis generera en fysisk projektpärm. Eller att skapa en PDF med samma innehåll, säger Fredrik.

Smarta funktioner för montören

I syfte att vara så användarvänligt som möjligt har Entrea flera nivåer beroende på vem som använder programvaran. Projektledaren på kontoret har tillgång till all data och alla funktioner i sin dator. Medan takmontören via Entrea-appen i sin mobil eller surfplatta endast kan använda de funktioner han behöver och bara ser de uppgifter som han har nytta av.

För de som vill börja lite enklare har Entrea en mobil-lösning där takmontören enbart kan rapportera in tid via appen.

– Man kan börja med tidrapportering och sedan utöka med fler moment vartefter, som egenkontroller, heta arbeten och riskanalyser. Och det går att styra så att enbart vissa medarbetare kan sköta exempelvis riskanalyser, säger Fredrik.

I det totala utbudet av funktioner som appen erbjuder ­takmontören ingår tidrapportering, personalliggare, arbets­order, dokumenthantering, heta arbeten, riskanalys, egenkontroller, materialrapportering, avvikelser och ÄTA.

– ÄTA är ett bra exempel när Entrea bidrar till effektivare hantering av ett projekt. Vid en avvikelse från uppgjord plan är det enkelt för montören att kommunicera det via appen. På så vis försäkrar man sig om att ingen åtgärd glöms bort och att man får betalt för det i slutändan, säger Fredrik Rundgren.

Bifoga filer med arbetsordern

I arbetsordern finns inte bara möjlighet att inkludera en ­detaljerad beskrivning av uppdraget - i form av text, bild, ljud och film. Det går också att bifoga dokument som arbets­miljöplan samt blanketter för riskanalys mm. De elektroniska blanketterna kan fyllas i och signeras av montören direkt i appen i de formulär man själv skapat.

Det är även enkelt för projektledaren att via appen tillföra ny information, samtidigt som montören kan använda den för att kommunicera åt andra hållet. Appens design och navigation är tydlig och intuitiv och det krävs ingen utbildning för att använda den.

Full integration med Visma och Fortnox

För att ha full kontroll på ekonomin i varje projekt ­erbjuder Entrea smidig integration med Visma och Fortnox.

– Här ingår integration åt båda hållen. Det går att skicka information från Entrea till Visma och Fortnox - ­exempelvis löneunderlag som skapats utifrån inrapporterad tid. Samtidigt kan inkomna leverantörsfakturor skickas från Visma och Fortnox till Entrea - för att ge projektledaren full kontroll på löpande omkostnader.

Effektiviserade arbetsflöden

Som avrundning understryker Fredrik att Entreas grundläggande syfte är att hjälpa Sveriges takentreprenörer att effektivisera sina arbetsflöden.

– Med ett heltäckande digitalt system kan takföretagen få ut mer av befintliga resurser, uppnå högre lönsamhet och ge bättre service till sina kunder. Och samtidigt minska slöseriet av tid, arbetsinsats, material - tack vare större kontroll på alla delar i ett projekt.

Sedan Entrea lanserades har CFT Systems fortsatt att utveckla systemet som nu är i det närmaste hundra procent komplett vad gäller funktioner.

– Det arbetet fortsätter naturligtvis framåt. Med digitala lösningar som Entrea finns det alltid saker som kan förfinas och förbättras, säger Fredrik.