- Alla i företaget längtar tills vi kan komma igång med Entrea, säger Malin Patomella.

Hon berättar att de enda digitala verktyg man haft fram tills nu har varit för bokföring och löner och att i driften har allt varit på papper.

- På papper och i skallen på olika medarbetare. Och det har förstås gjort oss mer sårbara. Papper kan ju tappas bort, lämnas i bilar eller missas att fyllas i överhuvudtaget. Medarbetare kan bli sjuka eller glömma sånt de har i huvudet som andra behöver få veta för att kunna skapa fakturaunderlag eller göra andra saker, säger Malin Patomella.
Hon framhåller vinsterna med att varje medarbetare matar in uppgifter direkt i ett centralt system.

- I Entrea är det enkelt att söka på specifika projekt och snabbt hitta alla relevanta uppgifter. Jag eller andra medarbetare slipper gå och bläddra i olika projektpärmar. Allt finns i systemet och kan inte tappas bort eller glömmas - och vi minimerar risken att missa saker som ska vara med i bokföringen, på fakturan eller på lönespecifikationen.
När projektledarna hos Patomella Tak och Tak-Tjänst ska sätta ihop sina fakturaunderlag hittar de allt de behöver samlat på ett överskådligt sätt i Entrea. Till exempel material­åtgång, arbetad tid och eventuella leverantörsfakturor.

- Med Entrea får även jag tillgång till den informationen och kan skapa fakturor, vilket jag inte kunnat hittills, säger Malin Patomella.
Ta det i valfri takt

Hon understryker fördelen med att man inte behöver börja med alla Entrea-funktioner på en gång, utan kunna ta det i valfri takt, en funktion i taget. Inom Patomella Tak och Tak-Tjänst har man valt att inleda med lönedelen. Nästa steg är att takmontörerna ska börja rapportera in arbetad tid via Entrea-appen i sina mobiltelefoner.

- Det ser våra takmontörerna fram emot. De längtar efter att få komma igång och börja knappa in sina arbetade tider vid dagens slut, säger Malin Patomella. Även de inser fördelen med att slippa hålla på med papper.

Planen är att bygga på med fler funktioner vartefter systemet har trimmats in i organisationen.

- Målet på sikt är att ha hela projektpärmen i Entrea. Att sköta dokumentation av samtliga delar i våra projekt inom det digitala systemet, från lämnat anbud till skickad slutfaktura. Det inkluderar även sådant som materialåtgång, heta arbeten, ÄTA, sjukfrånvaro och så vidare.

Malin Patomella sätter stort värde på integrationen mellan Entrea och den plattform för ekonomiadministration (Fortnox) som Patomella Tak använder. Till exempel att det blir lättare att göra allt färdigt och få alla uppgifter godkända innan de förs vidare in i Fortnox.

Hon påpekar även att det med Entrea blir enklare att tilldela jobb till de anställda.

- Om exempelvis ett tak läcker och vi behöver skicka dit folk. Då är det lätt att snabbt lägga upp en arbetsorder i Entrea och sända över den till de som ska göra jobbet. De får då in arbetsordern direkt i sin mobiltelefon och slipper hålla reda på alla data kring uppdraget. Det ligger redan i systemet. Med Entrea blir även efterarbetet säkrare. Vad? När? Hur? Och så vidare. Allt sånt finns tryggt ­dokumenterat och tillgängligt när projektet ska summeras och faktureras.

Får allt de behöver

På frågan varför Patomella Tak och Tak-Tjänst tar steget mot att bli digitala just nu, säger Malin Patomella:

- Vi har tittat på andra system tidigare, men inte känt att något passat. De systemen är ju inte specifikt utvecklade och anpassade för takbranschen, som Entrea är. Med Entrea får vi allt vi behöver, även om vi inte kör alla funktioner direkt, utan tar det stegvis.

Som vid alla förändringar räknar Malin Patomella med att det kan ta lite extra tid att arbeta med Entrea i början, men att man snabbt får tillbaka den investeringen genom att man kan jobba mer effektivt.

- Det kanske är lite högre tröskel för några att börja jobba ­digitalt. Men Entrea är logiskt uppbyggt. Det är lätt att förstå vad man ska göra och hur allt hänger ihop. Och som en av våra tjänstemän sa när jag visade honom systemet: ”Jaha, är det inte svårare än så?”.